Beaucoup de gens pensent que les concepts Lean ne peuvent s'appliquer qu'à l'ingénierie et à la production. Ce n'est pas vrai. Tous les départements d'une entreprise doivent utiliser les principes de l'amélioration continue si ils veulent atteindre l'excellence.

Dans les services administratifs, je suppose que tout le monde aimerait accélérer ses analyses pour résoudre les problèmes à temps et aider la direction à prendre les meilleures décisions. De plus, je crois que les employés aimeraient réduire le temps de traitement des tâches répétitives pour réaliser d'autres choses et ne pas avoir d'heures supplémentaires à faire. De plus, je pense que certaines personnes ne veulent pas perdre beaucoup de temps pour trouver des documents et/ou des dossiers. Si oui, c'est le signe que vous devez appliquer les concepts Lean dans votre département pour être plus efficace.

Sur cet article, j'insisterai sur les outils automatisés qui vous permettront de réduire votre temps de traitement (Hoshin), d'être synthétique, d'être ordonné (5S) et de faciliter la prise de décision (Management Visuel).

"Une entreprise est un ensemble de données que vous devez traiter si vous voulez aller de l'avant et prendre la meilleure décision."

Dans une entreprise, pour prendre des décisions, vous devez effectuer des analyses. Pour réaliser ces tâches, vous devez utiliser les données d'un système ERP et les analyser avec Excel. En fait, le système ERP n'effectue pas d'analyse. Il ne fait que stocker les données.

Mais j'ai constaté que beaucoup de gens ne savent pas faire une analyse correcte avec Excel car, pour eux, c'est trop technique et il y a trop de données à traiter. Par conséquent, les gens perdent du temps et peuvent faire de fausses analyses. Les impacts peuvent être énormes : retards de livraisons et de productions, mauvaise analyse des causes des problèmes de qualité, prévisions erronées, décisions non prises à temps,...

Pour résoudre ces problèmes et limiter les impacts négatifs dans votre entreprise, vous pouvez utiliser les Macros ou le language VBA avec Excel. Par exemple, votre analyse peut être faite en 5 minutes en appuyant sur un bouton au lieu de faire la même chose manuellement en 2 heures.

* Unités de normalisation de la CEI (Commission Électrotechnique Internationale) de décembre 1998

Comme vous pouvez le voir avec cet exemple ci-dessus, je vous recommande d'automatiser autant que possible votre analyse pour être performant. Le gain de temps pourrait être très important. Pour l'automatisation, il faut être ouvert d'esprit. Ne commencez pas par penser que la programmation est trop difficile, elle est logique et simple. Au début, vous ferez des erreurs et c'est normal! Pour y parvenir, apprendre avec d'autres est l'une des meilleures solutions. Ainsi, vous créerez une compétition entre les membres de votre équipe pour atteindre l'excellence et accroître vos connaissances.

L'automatisation à l'aide de macros aura plusieurs conséquences positives dans votre organisation:

• Vous serez rigoureux quant à la façon dont vous voulez classifier vos données. Il reflétera votre façon de penser (5S) et il sera plus facile pour les autres d'utiliser les données d'un fichier classifié qu'un fichier avec un désordre (Time-saving)
• Vous générerez de la valeur ajoutée en réduisant le temps de traitement et en générant du temps pour vérifier toutes les erreurs potentielles (du système) et pour effectuer d'autres tâches (économie de temps et Qualité)
• Lorsque vous avez une erreur dans votre fichier, au lieu de changer la formule sur chaque cellule, vous changerez simplement une formule sur le code (Time saving)
• Vous réduirez l'espace sur le lecteur/ordinateur car une formule utilise plus de bits (unité informatique) qu'une figure/texte dans une cellule (5S). Il sera plus facile de les ouvrir et de les envoyer aux personnes (Time saving et 5S)
• Vos graphiques (si vous en avez) seront automatiquement mis à jour et vous pourrez voir la situation actuelle de votre entreprise pour prendre les meilleures décisions (Gestion visuelle)
• Facilité de stockage automatique de vos fichiers avec une classification standard (ex : aaaaammjj - Analyse des ventes) et vous faciliterez la recherche de l'analyse dans le futur (Economie de temps et 5S)

Pour conclure, n'oubliez pas une chose : „Une entreprise est une gamme de données que vous devez traiter si vous voulez aller de l'avant et prendre la meilleure décision”. Mettre en place des KPIs (avec outils automatisés) est le premier ACTE pour lancer le processus d'amélioration continue. Il sera également votre outil de contrôle (tableau de bord) pour vérifier toutes les actions mises en place.

Avez-vous déjà essayé d'améliorer votre traitement de données avec des outils automatisés? Quels ont été vos résultats avec cette action? Avez-vous utilisé macro / VBA pour cela? N'hésitez pas à contacter notre consultant ou à donner votre avis ci-dessous.