Mulți oameni cred că conceptele Lean ar putea fi aplicate numai în domeniul ingineriei și al producției. Nu este adevarat. Toate departamentele dintr-o companie trebuie să folosească principiile de îmbunătățire continuă dacă doresc să ajungă la excelență.

În departamentele administrative, cred că toată lumea ar dori să își accelereze analizele pentru a rezolva problemele la timp și pentru a ajuta conducerea de vârf să ia cele mai bune decizii. De asemenea, cred că angajații ar dori să reducă timpul de procesare a sarcinilor repetate pentru a realiza alte lucruri și să nu aibă ore suplimentare. În plus, cred că unii oameni nu vor să piardă o mulțime de ori pentru a găsi documente și / sau fișiere. Dacă da, este semnul că trebuie să aplicați concepte Lean în departamentul dvs. pentru a fi mai eficient.

În acest articol, voi insista asupra instrumentelor automatizate care vă vor permite să vă reduceți timpul de procesare (Hoshin), să fiți sintetici și să vă ordonați (5S) și să facilitați decizia luată (Managementul vizual).

„O afacere este o serie de date pe care trebuie să le procesați dacă doriți să vă deplasați înainte și să luați cea mai bună decizie.”

Într-o afacere, pentru a lua decizii, trebuie să efectuați analize. Pentru a realiza aceste sarcini, trebuie să utilizați datele dintr-un sistem ERP și să le analizați cu Excel. De fapt, sistemul ERP nu efectuează analize. Pur și simplu stochează date.

Dar am observat că o mulțime de oameni nu știu să efectueze o analiză corectă cu Excel deoarece, pentru ei, este prea tehnică și există prea multe date pentru a face față. Prin consecințe, oamenii pierd timp și ar putea efectua analize greșite. Impacturile ar putea fi uriașe: întârzieri, analiza cauzelor rădăcinilor greșite, prognoze greșite, decizii care nu au fost luate în timp,...

Pentru a rezolva aceste probleme și pentru a limita impactul greșit asupra afacerii dvs., este posibil să utilizați limbajul VBA sau Macro cu Excel. De exemplu, analiza dvs. se poate face în 5 minute prin apăsarea unui buton, făcând același lucru manual în 2 ore.

* Unități standard de la IEC (Comisia Electrotehnică Internațională) în decembrie 1998

După cum puteți vedea cu acest exemplu de mai sus, vă recomandăm să automatizați cât mai mult posibil analiza dvs. pentru a fi performantă. Economia de timp ar putea fi foarte mare. Pentru automatizare, trebuie să fii deschis. Nu începeți prin a gândi că programarea este prea dificilă, este logică și simplă. La început, veți face greșeli și este normal! Pentru a reuși, învățarea cu alții este una dintre cele mai bune soluții. Prin urmare, veți crea o competiție între membrii echipei dvs. pentru a ajunge la excelență și pentru a vă spori cunoștințele.

Automatizarea cu macrocomenzi va genera mai multe consecințe în organizațiile dvs.:

• Veți fi riguros despre modul în care doriți să vă clasificați datele. Acesta va reflecta modul dvs. de gândire (5S) și va fi mai ușor pentru alții să folosească datele dintr-un fișier clasificat decât un fișier cu o mizerie (Economie de timp)
• Veți genera valoare adăugată prin reducerea timpului de procesare și generarea de timp pentru a verifica toate greșelile potențiale (din sistem) și pentru a efectua alte activități (Economie de timp și calitate)
• Când aveți o greșeală în fișierul dvs., în loc să schimbați formulele din fiecare celulă, veți schimba doar o formulă din cod (Economie de timp)
• Veți reduce spațiul de pe unitate / computer deoarece o formulă utilizează mai mulți biți (unitatea de calcul) decât o cifră / text într-o celulă (5S). Va fi mai ușor să le deschideți și să le trimiteți oamenilor (Economie de timp și 5S)
• Graficele dvs. (dacă le aveți) vor fi actualizate automat și puteți vedea situația curentă a afacerii dvs. pentru a lua cele mai bune decizii (Management vizual)
• Metodă ușoară automată de stocare a fișierelor cu o clasificare standard (ex: yyyymmdd - Analiza vânzărilor) și veți facilita căutarea în analiză în viitor (Economie de timp și 5S)

În concluzie, nu uitați un lucru: „O afacere reprezintă o serie de date pe care trebuie să le procesați dacă doriți să vă deplasați înainte și să luați cea mai bună decizie”. Configurarea KPI-urilor (cu instrumente automatizate) este primul ACT care lansează procesul de îmbunătățire continuă. Acesta va fi la fel de bine instrumentul dvs. de control (tabloul de bord) pentru toate acțiunile puse în aplicare.

Ați încercat deja să îmbunătățiți procesarea datelor cu ajutorul unor instrumente automatizate? Care au fost rezultatele dvs. cu această acțiune? Ați folosit macros / VBA pentru asta? Vă rugăm să nu ezitați să contactați consultantul nostru sau să oferiți feedbackul de mai jos.