“La mesure est la première étape qui mène au contrôle et éventuellement à l'amélioration. Si vous ne pouvez pas mesurer quelque chose, vous ne pouvez pas le comprendre. Si vous ne pouvez pas le comprendre, vous ne pouvez pas le contrôler. Si vous ne pouvez pas le contrôler, vous ne pouvez pas l'améliorer.” - H. James Harrington

En janvier 2019, dans une petite ville de Normandie (France), j'ai participé à une réunion générale d'un orchestre d'instruments à vent où je joue du cor depuis près de 10 ans. C'était la réunion annuelle sur la situation actuelle et le développement futur de l'ensemble.

Au cours de cette réunion, parmi les sujets abordés, nous avons commencé à parler de l'inventaire des instruments. Une fois ce sujet terminé, j'ai commencé à demander ce qu'il en était des partitions stockées dans les archives: "Avons-nous un inventaire complet des partitions ? Connaissons-nous l'orchestration (liste et nombre d'instruments) de chaque pièce?".

La réponse a été non et le bureau m'a dit : "Matthieu, tu viens de prendre une très bonne initiative, on doit le faire." Mais des résistances se sont manifestées et ont dit au conseil d'administration (et à moi) que ce genre d'initiative serait trop longue et que personne ne voudrait commencer. J'ai répondu : "Si nous ne commençons pas le plus tôt possible, le travail ne sera jamais fait." Puis, pour lancer le processus, j'ai ajouté: "Je peux commencer à faire le travail le plus tôt possible, mais il me faudra beaucoup de temps pour le terminer". La semaine suivante, j'ai commencé le travail et il est toujours en cours.

Il y avait plusieurs raisons pour lesquelles j'ai mis l'accent sur cette question (à propos du désordre dans les partitions). En fait, plusieurs personnes se sont plaintes à ce sujet sur:

• La perte de temps quand ils cherchaient une partition (généralement pour la partie de cor, je passais 2-3 minutes pour chaque morceau pour la trouver) et c'était la même chose pour tout le monde
• Le manque de contrôle sur les partitions retournées aux archives
• Le risque énorme de perdre des partitions (pour le chef et les musiciens)
• Les difficultés à trouver une seule pièce sur les étagères
• Les difficultés pour le chef d'orchestre de choisir une pièce lorsqu'il n'a que quelques musiciens dans l'orchestre et de planifier le programme du concert

Quand vous voyez mes raisons, vous commencez à penser comment il est possible d'obtenir cette situation. C'est dû à une certaine négligence de la part de tout le monde depuis plusieurs années. Je suis à peu près certain que vous faites face à ce genre de situation au travail et/ou au sein d'organisations que vous aidez ou auquels vous participez.

D'après mes observations, mon idée est d'avoir une organisation très efficace pendant les répétitions, d'avoir une meilleure gestion des partitions dans les archives pour faciliter la vie du chef, de l'archiviste et des musiciens.

Pour y parvenir et atteindre mon objectif (tout mettre en ordre avec un inventaire approfondi), j'ai décidé d'utiliser la méthodologie des 5S.

Ma PREMIÈRE ACTION a été de créer un fichier Excel pour collecter les données et construire la base de données. Les données choisies sont le titre, les compositeurs, les arrangeurs, le type de chef d'orchestre (partition principale pour le chef) et les colonnes avec le nom des instruments (à remplir avec le nombre de partitions trouvé pour chaque instrument).

Lorsque ce dossier a été établi, j'ai PLANIFIÉ le travail et la façon de l'effectuer. J'ai décidé de le faire par ordre alphabétique des titres. Ce que je suis en train de FAIRE pour chaque pièce (stockée dans des dossiers avec des pièces), c'est de:

• Trier toutes les parties instrument par instrument
• Mettre en ordre chaque instrument (du piccolo / flûte aux percussions)
• Les classer en créant des sous-dossiers pour chaque partie
• Standardiser en complétant le fichier Excel avec l'instrumentation exacte, en mettant les sous-dossiers dans le dossier principal dans le bon ordre et en plaçant le dossier principal au bon endroit dans l'archive
• Maintenir en faisant la même chose pour chaque pièce trouvée sur les étagères

De plus, pour chaque pièce, j'effectue un CONTRÔLE en comptant deux fois les parties pour m'assurer qu'il ne manque rien. Ensuite, je lance la même ACTION (MAIS SUR LE LONG TERME) pour chaque pièce trouvée. Parce que ça prend du temps, juste pour 2 pièces, j'ai passé une heure (seul), et c'est deux sur près de 300 pièces... Mais au final, on aura une image réelle de la situation.

On constate que la méthodologie des 5S et les outils Lean peuvent être utilisés pour un orchestre mais aussi pour toutes les organisations qui souhaitent réduire leurs pertes de temps dans leurs archives ou leur structure administrative (pour chercher quelque chose par exemple), mettre en ordre son stockage et améliorer son efficacité.

Avez-vous déjà observé qu'en utilisant la méthodologie Lean, vous aurez une meilleure efficacité au sein de votre organisation? N'hésitez pas à contacter notre consultant ou à nous faire part de vos commentaires ci-dessous.