Le lean dans les Ressources Humaines avec la gestion des données et ses impacts
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“Je suis convaincu que rien de ce que nous faisons n'est plus important que d'embaucher et de former des gens. En fin de compte, on parie sur les gens, pas sur les stratégies.” - Lawrence Bossidy |
Dans cet article de blog, j'expliquerai comment la gestion des données en Ressources Humaines (RH) est cruciale si vous voulez mettre en place une politique RH efficace, embaucher du personnel, comprendre pourquoi vos employés quittent... La collecte de données est votre PREMIÈRE ACTION pour comprendre votre situation actuelle, être conscient de vos problèmes, les résoudre, atteindre l'Excellence et réduire vos coûts.
Pour écrire ce contenu, mon expérience personnelle en tant qu'expert en amélioration continue pour une industrie automobile en Pologne sera utilisée.
Lorsque j'ai commencé à travailler pour le département RH, j'ai été confronté à une réelle désorganisation en terme de gestion des données. Après une petite observation dans leur bureau et des questions aux membres de l'équipe (principes Kaizen), plusieurs problèmes sont apparus:
- Aucune norme sur la collecte de données dans les dossiers internes (chacun avait ses propres règles)
- Pas de standard pour la quasi-totalité du reporting interne (le même rapport change tous les mois en termes de format, de formules...)
- Pertes de temps pour récupérer les rapports “standard” parce que les gens ne savaient pas comment utiliser correctement Excel
Dans ce contexte, la responsable RH m'a demandé de collaborer avec son équipe pour l'aider dans la gestion des données et améliorer son service. J'ai utilisé mes connaissances du Lean et de la gestion des données pour réaliser plusieurs actions :
Pour ce faire, ma source était les données existantes et certaines d'entre elles ont été compilées avec avec des macros (VBA) pour accélérer le processus et obtenir des résultats fiables.
Les casiers pour les opérateurs
Quelques jours après mon arrivée, une des employées m'a expliqué qu'elle avait un problème pour contrôler les casiers. Le standard de l'entreprise était que, chaque employé en production, à son arrivée, dispose de 2 coffres (un dans la cuisine et un dans les vestiaires). De plus, nous ne savions pas exactement combien de casiers étaient disponibles pour les nouveaux travailleurs. De plus, sa gestionnaire a demandé un modèle visuel pour vérifier l'état actuel des casiers.
Pour ce faire, j'ai fait un 5S. Avec le spécialiste RH (le propriétaire du processus), notre première action a été de faire un inventaire approfondi des casiers de la cantine et des vestiaires (hommes et femmes). En les comptant, on a essayé de trouver le propriétaire des casiers. En même temps, nous avons dessiné le plan de disposition des casiers dans les pièces. Cette ébauche a servi à créer des cartes visuelles pour guider les gens dans l'édifice.
Lorsque cette photo a été prise, nous avons mis en ordre nos données recueillies (une feuille Excel par pièce). De plus, nous avons vérifié que chaque casier appartenait à des personnes de la production. Pour chaque erreur révélée, nous avons enquêté avant de prendre certaines mesures. Ensuite, nous avons fait briller le fichier Excel (en créant un standard) avant d'incorporer les données dans la base de données. Pour chaque casier, un code clair a été créé :
- Le numéro de matricule (matricule pour chaque employé) pour les casiers appartenant aux employés
- Le code 99999 pour les personnes externes
- Le code 00000 pour les placards vides
Lorsque les données ont été intégrées, je les ai utilisées pour façonner le rapport automatisé (voir en haut) demandé par le responsable RH. Pour ce tableau de bord, chaque cellule avait le numéro de casier, la matricule et le nom de l'employé. De plus, des conseils visuels ont été utilisés pour faciliter la lecture :
- Rouge pour les casiers appartenant aux employés
- Orange pour les personnes extérieures
- Vert pour les casiers vides
Avec ce modèle automatisé, standardisé pour chaque pièce, il était facile de le traiter, d'enquêter sur les casiers appartenant à des travailleurs externes, d'être au courant des placards gratuits et de prendre des décisions pour en acheter de nouveaux.
Analyse de la densité et de la structure par âge
Avec la base de données que j'ai constituée, j'ai traité quelques éléments clés pour rédiger la politique RH avec le gestionnaire du ministère. Ces intrants sont : la date de naissance, la date d'emploi, le sexe, la catégorie (directe, indirecte, administrative) et l'emploi. A partir d'eux, deux dépêches ont été fondées : la structure par âge et l'analyse de densité.
La structure par âge
La pyramide des âges est très utile pour déterminer votre risque humain. C'est la combinaison de deux données : l'âge des personnes et le sexe.
Avec cette analyse, vous pouvez observer si :
- Votre répartition entre hommes et femmes est presque égale
- Vous avez trop de "vieilles" personnes qui pourraient vous indiquer que vous devez vous préparer à embaucher de nouvelles personnes et réfléchir à la façon dont vous voulez transmettre vos connaissances et votre culture
- Vous avez trop de "jeunes" qui pourraient montrer que vous n'arrivez pas à retenir les personnes talentueuses ou que vous vous concentrez sur les bas coûts
- Vous avez beaucoup de femmes entre 25 et 40 ans, ce qui signifie que vous courez le risque d'avoir des congés de maternité et de trouver de nouvelles personnes pour ces périodes
Mais cette analyse ne suffit pas à établir votre politique de recrutement, vous devez diffuser l'analyse de densité.
L'analyse de densité
Cette analyse est la combinaison de deux données : l'âge des personnes et l'ancienneté au sein de l'entreprise. Mais plusieurs critères (le département, la catégorie du poste,...) doivent être pris en considération si vous voulez une analyse plus approfondie et affiner votre politique.
Avec ce tableau de bord, par exemple, vous pouvez voir si :
- Vous avez beaucoup d'employés expérimentés qui connaissent la culture de l'entreprise (pour éviter le départ en retraite)
- Quelques événements ont eu un impact sur l'activité (la crise financière de 2008-2009 par exemple)
- Votre personnel reste dans l'entreprise (avec peu de personnes ayant moins de 2 ans d'ancienneté dans l'entreprise par exemple)
- Certains départements peuvent connaître une crise interne (un taux de roulement élevé, par exemple).
Avec ce rapport, vous commencez à avoir une image claire de votre situation sociale et des risques potentiels auxquels votre entreprise pourrait être confrontée.
