"Măsurarea este primul pas care duce la control și, eventual, la îmbunătățire. Dacă nu puteți măsura ceva, nu o puteți înțelege. Dacă nu o înțelegi, nu o poți controla. Dacă nu o puteți controla, nu o puteți îmbunătăți." - H. James Harrington

În ianuarie 2019, într-un mic oraș din Normandia (Franța), am participat la o adunare generală cu privire la o orchestră de instrumente eoliene, unde joc cornul francez timp de aproape 10 ani. A fost întâlnirea anuală cu privire la situația actuală și dezvoltarea viitoare a trupei.

În cadrul acestei întâlniri, printre temele discutate, am început să vorbim despre inventarul instrumentelor. Când sa terminat acest subiect, am început să întreb ce se întâmplă cu scorurile stocate în arhive: "Avem un inventar profund de scoruri? Știm orchestrarea (lista și numărul de instrumente) pentru fiecare piesă?".

Răspunsul a fost nu și consiliul mi-a spus: "Matthieu, tocmai ați luat o inițiativă foarte bună, trebuie să o facem." Dar au apărut niște rezistențe și au spus consiliului (și mi-a spus) că o astfel de inițiativă va fi prea mult timp și nimeni nu ar vrea să înceapă. Am răspuns că "Dacă nu începem cât mai curând posibil, treaba nu se va face niciodată". Apoi, pentru a lansa procesul, am adăugat: "Pot să încep să lucrez cât mai curând posibil, dar mă va lua de multe ori pentru a termina". În săptămâna următoare am început să lucrez și este în desfășurare.

Au fost mai multe motive pentru care am subliniat această problemă (despre mizeria din punctaj). De fapt, mai multe persoane s-au plâns:

• Pierderea timpului când căutau un scor (în general, pentru partea de coarne, am petrecut 2-3 minute pentru fiecare piesă să o găsească) și a fost la fel pentru toată lumea
• Lipsa controlului asupra scorurilor returnate înapoi în arhivă
• Riscul imens de a pierde părți (pentru șefi și muzicieni)
• Dificultăți de a căuta o bucată pe rafturi
• Dificultăți pentru dirijor să selecteze o piesă atunci când are doar câțiva jucători în grup și să planifice programul concertului

Când îmi vedeți motivele, începeți să vă gândiți cum este posibil să obțineți această situație. Aceasta se datorează unor neglijențe de la toată lumea de mai mulți ani. Sunt sigur că vă confruntați cu astfel de situații la locul de muncă și / sau în cadrul organizațiilor pe care le ajutați.

Venind din observațiile mele, ideea mea este să am o organizație foarte eficientă în timpul repetițiilor, să am o mai bună gestionare a scorurilor în arhivă pentru a facilita viața dirijorului, arhivistului și a muzicienilor.

Pentru ao atinge și a-mi atinge scopul (pentru a avea totul în ordine cu un inventar profund), am decis să folosesc metodologia 5S.

PRIMA MEA ACȚIUNE a fost de a crea un fișier Excel pentru colectarea datelor și pentru a construi baza de date. Datele selectate sunt titlul, compozitorii, aranjorii, tipul de dirijor (scorul principal al șefului) și coloanele cu numele instrumentelor (pentru a se împlini cu numărul de scoruri găsite pentru fiecare instrument).

Când a fost stabilit acest fișier, am PLANIFICAT planificat lucrarea și modul de a efectua acest lucru. Am decis să o fac prin ordinea alfabetică a titlurilor. Ce FAC pentru fiecare piesă (stocată în foldere cu piese) este:

• Sortați fiecare instrument de piese pe instrument
• Setați în ordine fiecare instrument (de la piccolo / flaut la percuții)
• Lustrați-le prin crearea subdosarelor pentru fiecare parte
• Standardizați prin completarea fișierului Excel cu instrumentația exactă, plasând subfolderele în dosarul principal în ordinea corectă și plasați folderul principal în locul potrivit în arhivă
• Susțineți-le făcând același lucru pentru fiecare piesă găsită pe rafturi

Mai mult, pentru fiecare piesă, efectuez un CONTROL numărând de două ori, părți pentru a fi siguri că nimic nu lipsea. Apoi, execut aceeași ACȚIUNE (DAR PE TERMEN LUNG) pentru fiecare piesă găsită. Deoarece consumă mult timp, doar pentru 2 bucăți, am petrecut o oră (singur) și două pe aproape 300 de piese... Dar, în cele din urmă, vom avea o imagine reală a situației.

Putem observa că metodologia 5S și instrumentele Lean ar putea fi folosite pentru o orchestră, dar și pentru fiecare organizație care dorește să-și reducă timpul în arhive sau în structura administrativă (să caute ceva, de exemplu) depozitare și pentru a îmbunătăți eficiența acestora.

Ați observat deja că, prin utilizarea metodologiei Lean, veți avea o eficiență mai bună în cadrul organizației dvs.? Vă rugăm să nu ezitați să contactați consultantul nostru sau să oferiți feedbackul de mai jos.