Wiele osób uważa, że koncepcje Lean mogą być stosowane tylko w inżynierii i produkcji. To nieprawda. Wszystkie działy w firmie muszą stosować zasady Ciągłego Doskonalenia, jeśli chcą osiągnąć Doskonałość.

W działach administracyjnych, jak sądzę, każdy chciałby przyspieszyć swoją analizę, aby na czas rozwiązać problemy i pomóc kadrze kierowniczej wyższego szczebla w podejmowaniu najlepszych decyzji. Wierzę również, że pracownicy chcieliby skrócić czas realizacji powtarzalnych zadań, aby zrealizować inne rzeczy i nie mają zbyt długiego czasu pracy. Ponadto, myślę, że niektórzy ludzie nie chcą stracić wiele razy, aby znaleźć dokumenty i / lub pliki. Jeśli tak, to jest to znak, że trzeba stosować koncepcje Lean w swoim dziale, aby być bardziej efektywnym.

Na ten artykuł, będę nalegał na automatyczne narzędzia, które pozwolą Ci skrócić czas przetwarzania (Hoshin), być syntetyczne i być zamówione (5S) i ułatwić podjęcie decyzji (Visual Management).

„Biznes to szereg danych, które musisz przetwarzać, jeśli chcesz iść naprzód i podjąć najlepszą decyzję.”

W biznesie, aby podejmować decyzje, trzeba wykonać analizę. Aby zrealizować te zadania, trzeba użyć danych z systemu ERP i analizować je w programie Excel. W rzeczywistości system ERP nie wykonuje analizy. To po prostu przechowuje dane.

Ale zauważyłem, że wiele osób nie wie, aby wykonać prawidłową analizę w programie Excel, ponieważ dla nich jest zbyt techniczny i nie ma zbyt wiele danych do czynienia z. W konsekwencji ludzie tracą czas i mogą wykonywać błędne analizy. Skutki mogą być ogromne: zaległości, błędna analiza przyczyn źródłowych, błędne prognozy, decyzje nie podejmowane w czasie,...

Aby rozwiązać te problemy i ograniczyć niewłaściwe skutki w Twojej firmie, możesz użyć języka VBA lub Makro w programie Excel. Na przykład, analizę można przeprowadzić w ciągu 5 minut, naciskając przycisk, a nie ręcznie w ciągu 2 godzin.

* Jednostki standardowe IEC (Międzynarodowej Komisji Elektrotechnicznej) w grudniu 1998 r.

Jak widać na powyższym przykładzie, zalecam, abyś zautomatyzował w jak największym stopniu swoją analizę tak, aby była skuteczna. Oszczędność czasu może być bardzo duża. Dla automatyzacji, musisz być otwarty. Nie należy zaczynać od myślenia, że programowanie jest zbyt trudne, jest logiczne i proste. Na początku będziesz popełniać błędy i to normalne! Aby to osiągnąć, nauka z innymi jest jednym z najlepszych rozwiązań. W ten sposób stworzysz konkurencję pomiędzy członkami zespołu, aby osiągnąć doskonałość i poszerzyć swoją wiedzę.

Automatyzacja z makrami wygeneruje kilka konsekwencji w Twojej organizacji:

• Będziesz rygorystycznie podchodzić do tego, jak chcesz klasyfikować swoje dane. Odzwierciedla to Twój sposób myślenia (5S) i będzie łatwiejsze dla innych, aby korzystać z danych z klasyfikowanego pliku niż z pliku z bałaganem (oszczędność czasu)
• Generujesz wartość dodaną poprzez skrócenie czasu trwania procesu i generowanie czasu na sprawdzenie wszystkich potencjalnych błędów (z systemu) oraz na wykonanie innych zadań (oszczędność czasu i jakość)
• Jeśli popełnisz błąd w pliku, zamiast zmieniać wzór na każdej komórce, po prostu zmienisz jeden wzór na kodzie (oszczędność czasu)
• Zmniejszysz przestrzeń na dysku/komputerze, ponieważ formuła wykorzystuje więcej bitów (jednostki obliczeniowej) niż liczba / tekst w komórkach (5S). Łatwiej będzie je otworzyć i wysłać do ludzi (oszczędność czasu i 5S)
• Twoje wykresy (jeśli posiadasz) będą automatycznie aktualizowane i będziesz mógł zobaczyć aktualną sytuację Twojej firmy, aby podjąć najlepsze decyzje (Visual Management)
• Łatwy, automatyczny sposób przechowywania plików w standardowej klasyfikacji (np. yyyyymmdd - analiza sprzedaży), a w przyszłości ułatwisz wyszukiwanie analiz (oszczędność czasu i 5S).

Podsumowując, nie zapominajmy o jednej rzeczy: „Biznes to szereg danych, które musisz przetwarzać, jeśli chcesz iść naprzód i podjąć najlepszą decyzję”. Konfiguracja KPI (z narzędziami zautomatyzowanymi) jest pierwszym ACT, który uruchamia proces ciągłego doskonalenia. Będzie to również Twoje narzędzie kontroli (deska rozdzielcza) dla wszystkich wprowadzonych działań.

Czy próbowałeś już usprawnić przetwarzanie danych za pomocą zautomatyzowanych narzędzi? Jakie były twoje wyniki w tej akcji? Czy używasz do tego makr / VBA? Prosimy o kontakt z naszym konsultantem lub o wyrażenie opinii poniżej.