"Pomiar jest pierwszym krokiem, który prowadzi do kontroli i ostatecznie do poprawy. Jeśli czegoś nie można zmierzyć, nie można tego zrozumieć. Jeśli nie możesz tego zrozumieć, nie możesz nad tym zapanować. Jeśli nie możesz tego kontrolować, nie możesz tego poprawić". - H. James Harrington

W styczniu 2019 roku, w małym mieście w Normandii (Francja), uczestniczyłem w walnym zgromadzeniu o jednej orkiestrze instrumentów dętych, gdzie gram na rogu francuskim od prawie 10 lat. Było to coroczne spotkanie poświęcone obecnej sytuacji i przyszłemu rozwojowi zespołu.

Podczas tego spotkania, wśród omawianych tematów, zaczęliśmy mówić o inwentaryzacji instrumentów. Po zakończeniu tego tematu zacząłem pytać, co z partyturami przechowywanymi w archiwach: "Czy mamy głęboką inwentaryzację partytur? Czy znamy orkiestrację (listę i liczbę instrumentów) dla każdego utworu?".

Odpowiedź brzmiała "nie" i zarząd mi powiedział: "Matthieu, po prostu podjąłeś bardzo dobrą inicjatywę, musimy to zrobić". Ale pojawiły się pewne opory i powiedziano zarządowi (i mnie), że tego rodzaju inicjatywa będzie zbyt długa i nikt nie chciałby zacząć. Odpowiedziałem, że "jeśli nie zaczniemy tak szybko, jak to możliwe, praca nigdy nie zostanie wykonana". Następnie, aby rozpocząć proces, dodałem: "Mogę zacząć wykonywać pracę tak szybko, jak to możliwe, ale to zajmie mi wiele czasu, aby ją zakończyć". W następnym tygodniu rozpocząłem pracę i jest ona w toku.

Było kilka powodów, dla których zwróciłam uwagę na ten problem (o bałaganie w wynikach). W rzeczywistości, kilka osób narzekało:

• Strata czasu, kiedy szukali partytury (na ogół na część rogową, spędziłem 2-3 minuty na każdy kawałek, aby go znaleźć) i było to takie samo dla wszystkich
• Brak kontroli nad wynikami wrócił do archiwum
• Ogromne ryzyko utraty części (dla szefa i muzyków)
• Trudności z szukaniem jednego elementu na półkach
• Trudności dyrygenta w doborze jednego utworu, gdy w zespole jest tylko kilku graczy i zaplanowaniu programu koncertu

Kiedy zobaczysz moje powody, zaczynasz myśleć, jak to możliwe, aby uzyskać taką sytuację. Wynika to z zaniedbań ze strony wszystkich przez kilka lat. Jestem przekonany, że stajesz w obliczu takiej sytuacji w pracy i/lub w organizacjach, którym pomagasz.

Z moich obserwacji wynika, że moim pomysłem jest bardzo sprawna organizacja prób, lepsze zarządzanie partyturami w archiwum, aby ułatwić życie dyrygenta, archiwisty i muzyków.

Aby to osiągnąć i osiągnąć swój cel (mieć wszystko w porządku z głęboką inwentaryzacją), zdecydowałem się na zastosowanie metodologii 5S.

Moja PIERWSZA AKCJA polegała na stworzeniu pliku Excel do zbierania danych i budowania bazy danych. Wybrane dane to tytuł, kompozytorzy, aranżerzy, typ dyrygenta (wynik główny dla szefa) oraz kolumny z nazwami instrumentów (do wypełnienia z liczbą znalezionych punktów dla każdego instrumentu).

Kiedy plik ten został utworzony, ZAPLANOWAŁEM pracę i sposób jej wykonania. Postanowiłem wykonać go według kolejności alfabetycznej tytułów. Co ROBIĘ dla każdego utworu (przechowywanego w folderach z częściami), to jest to, aby:

• Sortuj wszystkie części instrumentu po instrumencie
• Ustawienie w kolejności każdego instrumentu (od piccolo / fletu do perkusji)
• Wyświetlić je, tworząc podfoldery dla każdej części
• Standaryzuj poprzez uzupełnienie pliku Excel z dokładnym oprzyrządowaniem, umieszczenie podfolderów w folderze głównym w odpowiedniej kolejności i umieszczenie folderu głównego we właściwym miejscu w archiwum
• Zrównoważony rozwój, robiąc to samo dla każdego elementu znalezionego na półkach

Ponadto, dla każdego utworu, wykonuję KONTROL, licząc dwa razy, części, aby mieć pewność, że niczego nie brakuje. Następnie uruchamiam tę samą AKCJĘ (ALE NA DŁUŻEJ TERMINIE) dla każdego znalezionego utworu. Ponieważ jest to czasochłonne, tylko na 2 sztuki, spędziłem jedną godzinę (sam), a to jest dwie na prawie 300 sztuk.... Ale w końcu będziemy mieli prawdziwy obraz sytuacji.

Możemy zauważyć, że metodologia 5S i narzędzia Lean mogą być używane na orkiestrę, ale także dla każdej organizacji, która chce ograniczyć straty czasu w archiwach lub strukturze administracyjnej (np. szukać czegoś), uporządkować ich składowanie i poprawić ich efektywność.

Czy zauważyłeś już, że stosując metodologię Lean, będziesz miał lepszą efektywność w swojej organizacji? Prosimy o kontakt z naszym konsultantem lub o wyrażenie opinii poniżej.