Smukła struktura zasobów ludzkich z zarządzaniem danymi i jej wpływem
 |
"Jestem przekonany, że nic, co robimy, nie jest ważniejsze niż zatrudnianie i rozwijanie ludzi. Na koniec dnia stawiasz na ludzi, a nie na strategie". - Lawrence Bossidy |
W tym artykule na blogu wyjaśnię, w jaki sposób zarządzanie danymi w obszarze zasobów ludzkich (HR) jest kluczowe, jeśli chcesz wdrożyć skuteczną politykę kadrową, zatrudnić ludzi, zrozumieć dlaczego Twoi pracownicy odchodzą... Zbieranie danych jest Twoją PIERWSZĄ DZIAŁANIEM aby zrozumieć Twoją obecną sytuację, być świadomym swoich problemów, aby je rozwiązać, aby osiągnąć doskonałość i obniżyć koszty.
Aby napisać tę treść, wykorzystam moje osobiste doświadczenie jako eksperta ds. ciągłego doskonalenia dla jednej branży motoryzacyjnej w Polsce.
Kiedy rozpocząłem pracę w dziale HR, stanąłem w obliczu prawdziwej dezorganizacji w zakresie zarządzania danymi. Po krótkiej obserwacji w ich biurze i pytaniach do członków zespołu (zasady Kaizen) pojawiło się kilka kwestii:
- Brak standardu w zakresie gromadzenia danych na plikach wewnętrznych (każdy miał swoje własne zasady)
- Brak standardu dla prawie wszystkich raportów wewnętrznych (ten sam raport zmieniał się co miesiąc pod względem formatu, wzorów...)
- Straty czasu na pobieranie "standardowych" raportów, ponieważ ludzie nie wiedzieli, jak prawidłowo korzystać z Excela
W tym kontekście kierownik działu kadr poprosił mnie o współpracę, aby pomóc jej zespołowi w zarządzaniu danymi i usprawnić jej dział. Wykorzystałem moją wiedzę z zakresu Lean i zarządzania danymi do wykonania kilku działań:
Aby to osiągnąć, moim źródłem były istniejące dane, a niektóre z nich zostały skompilowane z bazą danych w Access, którą zaprojektowałem. Jako wsparcie dla analizy, zbudowałem szablony Excel z makro (VBA) aby przyspieszyć proces i uzyskać wiarygodne wyniki.
Szafy dla operatorów
Kilka dni po moim przyjeździe jeden z pracowników wyjaśnił mi, że ma problem z kontrolą schowków. Jeśli chodzi o standard biznesowy, każdy pracownik w produkcji, po przyjeździe ma 2 skrzynie (jedną w kuchni i jedną w garderobie). Co więcej, nie wiedzieliśmy dokładnie, ile szafek jest dostępnych dla nowych pracowników. Jej kierownik poprosił również o wizualny szablon do sprawdzenia aktualnego stanu szaf.
Aby to osiągnąć, zrobiłem 5S. Wraz ze specjalistą HR (właścicielem procesu), pierwszą naszą pierwszą czynnością było przeprowadzenie głębokiego inwentaryzacji szaf w stołówce oraz w garderobie (mężczyzna i kobieta). Licząc je, staraliśmy się znaleźć właściciela szafki. W tym samym czasie narysowaliśmy plan rozmieszczenia szafek do dyspozycji w pomieszczeniach. Projekt ten posłużył do stworzenia kart wizualnych, które miały prowadzić ludzi w budynku.
Gdy to zdjęcie zostało zrobione, ustawialiśmy kolejność zbierania danych (po jednym arkuszu Excel na pomieszczenie). Ponadto sprawdziliśmy, czy każdy schowek był własnością ludzi z produkcji. Za każdy ujawniony błąd badaliśmy przed podjęciem jakichś działań. Następnie świeciliśmy plikiem Excel (tworząc standard) przed włączeniem danych do bazy danych. Dla każdego schowka został stworzony czysty kod:
- Numer ewidencyjny (matricula dla każdego pracownika) dla schowków posiadanych przez pracowników
- Kod 99999 dla osób z zewnątrz
- Kod 00000 dla pustych szaf
Kiedy dane zostały zintegrowane, użyłem ich do stworzenia automatycznego raportu (patrz na górze) na prośbę kierownika działu kadr. W przypadku tej tablicy rozdzielczej każda komórka miała numer szafki, matrycę i nazwisko pracownika. Ponadto, aby ułatwić czytanie, wykorzystano wizualne wskazówki:
- Czerwony dla schowków należących do pracowników
- Pomarańczowy dla osób z zewnątrz
- Zielony dla pustych schowków
Dzięki temu zautomatyzowanemu szablonowi, znormalizowanemu dla każdego pomieszczenia, łatwo było go przetwarzać, badać szafki będące własnością pracowników zewnętrznych, mieć świadomość istnienia wolnych szaf i podejmować decyzje o zakupie nowych.
Analiza gęstości i struktury wiekowej
Z utworzoną przeze mnie bazą danych miałem do czynienia z kilkoma kluczowymi elementami w celu opracowania polityki personalnej z kierownikiem działu. Dane te to: data urodzenia, data zatrudnienia, płeć, kategoria (bezpośrednia, pośrednia, administracyjna) oraz stanowisko. Z nich powstały dwie wysyłki: struktura wiekowa i analiza gęstości.
Struktura wiekowa
Piramida lub struktura wiekowa jest bardzo przydatna do określenia ryzyka dla człowieka. Jest to połączenie dwóch rekordów: wieku ludzi i płci.
Za pomocą tej analizy można zaobserwować, czy:
- Twój podział na mężczyzn i kobiety jest prawie równy
- Masz zbyt wiele "starych" osób, co może wskazywać, że musisz się przygotować do zatrudnienia nowych osób i pomyśleć, jak chcesz przekazać swoją wiedzę i kulturę
- Masz zbyt dużo "młodych" ludzi, co może świadczyć o tym, że nie udaje ci się zatrzymać utalentowanych ludzi lub koncentrujesz się na niskich kosztach
- Duża liczba kobiet w wieku 25-40 lat oznacza, że istnieje ryzyko związane z urlopami macierzyńskimi i szukaniem nowych osób na te okresy
Ale ta analiza nie wystarczy, aby ustalić swoją politykę rekrutacyjną, trzeba zwolnić analizę gęstości.
Analiza gęstości zaludnienia
Analiza ta jest połączeniem dwóch danych: wieku osób i stażu pracy w firmie. Ale kilka kryteriów (dział, kategoria stanowiska, ....) musi być brane pod uwagę, jeśli chcesz dokonać jak najgłębszej analizy i określić swoją politykę.
Za pomocą tej deski rozdzielczej, na przykład, można sprawdzić, czy:
- Masz wielu doświadczonych pracowników, którzy znają kulturę firmy (aby zapobiec urlopowi emerytalnemu)
- Niewiele wydarzeń miało wpływ na działalność (np. kryzys finansowy w latach 2008-2009)
- Twoi ludzie pozostają w biznesie (na przykład z kilkoma osobami o stażu krótszym niż 2 lata w biznesie)
- Niektóre działy mogą mieć wewnętrzny kryzys (np. wysoka rotacja)
Dzięki temu raportowi zaczynasz mieć jasny obraz swojej sytuacji społecznej i potencjalnych zagrożeń, przed którymi może stanąć Twoja firma.
